Warum jetzt: Fachkräftemangel, Regulatorik und reife Sprach-KI

Eine demografische Lücke, die nicht mehr zu übersehen ist

Das ifo Institut hat 2024 erhoben, dass die Mehrheit der Unternehmen in rechts- und steuerberatenden Berufen Schwierigkeiten hat, qualifizierte Mitarbeiter:innen zu rekrutieren (ifo Institut 2024). Das ist kein Konjunkturbefund. Es ist ein demografischer. Die geburtenstarken Jahrgänge gehen in den nächsten Jahren in Ruhestand; die Zahl der Studienabschlüsse im Steuerrecht hält damit nicht Schritt.

In der Praxis bedeutet das: Kanzleien, die heute noch über reichlich qualifiziertes Personal verfügen, werden in fünf Jahren in einer anderen Situation sein. Die Frage ist nicht, ob die Kanzlei jeden Vorgang noch persönlich beantworten kann. Die Frage ist, wer das überhaupt noch tun könnte.

Eine Regulatorik-Welle, die zur gleichen Zeit kommt

Während das Personal knapper wird, wird die Komplexität größer. Die E-Rechnungspflicht ist mit Übergangsfristen längst beschlossen. Meldepflichten, Berichtspflichten, DAC-Regelungen, Änderungen im Umsatzsteuergesetz: Die regulatorische Dichte nimmt nicht ab, sie nimmt zu. Jede dieser Änderungen erzeugt Klärungsbedarf — und der Klärungsbedarf landet zuerst im Telefon und im E-Mail-Postfach der Kanzlei.

Beide Bewegungen — sinkendes Personal, steigende Komplexität — treffen auf dasselbe überforderte Sekretariat. Wer einmal in einer Kanzlei am Telefon stand, weiß, wie sich das anfühlt.

Sprach-KI ist seit kurzem reif genug

Es gibt einen dritten Faktor, der oft unterschätzt wird: die Technologie selbst. Bis 2023 war Sprach-KI in deutscher Sprache, mit dem Anspruch auf Geschäftskommunikation und Tonalität, im Großen und Ganzen nicht zumutbar. Sätze wirkten roboterhaft, Eigennamen wurden verformt, Tonfall war nicht steuerbar. Eine Empfangskraft konnte sich entspannt zurücklehnen.

Das hat sich in den vergangenen zwei Jahren verschoben. Die großen Sprachmodelle und die spezialisierten Voice-Layer darüber sind seit 2024 in einer Qualität verfügbar, die in der Geschäftskommunikation tragfähig ist — natürlich nicht in jedem Fall, nicht ohne Endkontrolle, aber tragfähig für den überwiegenden Teil routinemäßiger Kommunikation. Dieser Qualitätssprung ist die Voraussetzung dafür, dass das Gespräch über KI in der Kanzlei heute überhaupt geführt werden kann.

Christensens Argument der Nicht-Konsumtion

Aus innovationsökonomischer Sicht entspricht das einem klassischen Muster (Christensen 1997). Kanzleien kaufen heute keine Kommunikations-KI. Sie ersetzen sie durch menschliche Arbeit — durch Werkstudent:innen, Aushilfen, Sekretariatsstellen. Es ist ein Markt der Nicht-Konsumtion. Eine neue Technologie, die zunächst auf Einzelmetriken schlechter wirkt als das Bestandsmodell, kann genau dort einsteigen, weil das Bestandsmodell selbst unter Druck gerät.

Warum die Wartehaltung jetzt teurer wird

Die häufigste Reaktion in deutschen Kanzleien ist, das Thema noch ein Jahr aufzuschieben. Das ist verständlich; in einem Beruf, der Vorsicht zur Tugend erhebt, ist Zögern die Standardeinstellung. Wir argumentieren nicht dagegen, dass diese Vorsicht ihren Platz hat. Wir argumentieren nur dafür, ehrlich zu rechnen, was Aufschieben kostet, wenn alle drei Linien — Personalmangel, Regulatorik, Erwartung der Mandant:innen — sich gleichzeitig verschärfen.

Die Frage lautet nicht "Brauchen wir das?". Die Frage lautet "Wann müssen wir spätestens damit begonnen haben?". Wer die Frage so stellt, kommt zu einer anderen Antwort, als wer sie als optionale Modernisierung diskutiert.